Sebagaimana telah
telah dijelaskan dalam subbab B di atas, bahwa dua aspek dari administrasi
yautu organisasi dan manajemen tidak dapat dipisahkan satu sama lainnya. Untuk
mengetahui kedudukan dan peran “kegiatan perkantoran” dalam organisasi, perlu
lebih dahulu diketahui tentang organisasi.
Berbagai macam rumusan
pengertian yang diberikan tentang organisasi, antara lain bisa disebutkan
organisasi adalah setiap bentuk persekutuan dua orang atau lebih yang
bekerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan dan terkait secara
formal dalam suatu susunan hierarkhis.
Dari rumusan mengenai
pengertian organisasi tersebut di atas berarti apabila dilihat unsur-unsurnya
organisasi mengandung unsur-unsur:
1. Kelompk orang;
2. Kerjasama;
3. Tujuan;
4. Keterkaitan formal;
5. Susunan hierarkhi.
Organisasi apa pun
dapat ditinjau sedikitnya dari dua sudut, yaitu
(1) sebagai kelompok
orang yang bekerjasama, dan
(2) sebagai wadah dari
kerjasama tersebut. Sebagai kelompok orang yang bekerjasama sifatnya dinamis,
sedangkan sebagai wadah sifatnya relatif statis.
1. Tugas Pokok dan Tugas
Penunjang dalam Organisasi.
Salah
satu unsur organisasi adalah tujuan. Untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan, organisasi melakukan tugas-tugas atau kegiatan-kegiatan.
Tugas-tugas dapat dikelompokkan dalam dua kelompok besar, yaitu tugas dan
kegiatan pokok dan tugas atau kegiatan penunjang. Kegiatan pokok atau sering
disebut kegiatan substantif adalah kegiatan-kegiatan yang secara langsung
mengenai tujuan organisasi. Oleh karena tugas atau kegiatan pokok ini secara
langsung mengenai tujuan organisasi, maka tugas pokok organisasi yang satu akan
berbeda dengan tugas pokok organisasi yang lain. Sebagai contoh, tugas pokok
suatu Rumah Sakit Umum Daerah lain dengan tugas pokok Dinas Lalu Lintas
Angkutan Jalan (DLLAJ), Tugas pokok DLLAJ) akan lain dengan tugas pokok Dinas
Parawisata. Sama-sama departemen tetapi tentu tugas pokok Departemen Perindustrian
dan Perdagangan lain dengan tugas pokok Departemen Dalam Negeri, dan
seterusnya.
Tugas
pokok berbeda-beda antara organisasi yang satu dengan organisasi yang lain,
tergantung untuk tujuan apa semula organisasi itu didirikan. Akan tetapi
tugas-tugas penunjang, untuk setiap organisasi dengan tujuan dan tugas pokok
apa pun, dapat dikatakan sama. Yang dimaksud dengan tugas penunjang adalah
tugas-tugas yang bersifat membantu, melayani, memudakan dan melancarkan tugas
pokok dan tugas-tugaspimpinan.
Tugas-tugas
atau kegiatan-kegiatan penunjang ini meliputi kegiatan-kegiatan seperti
penanganan kepegawaian, keuangan, material, data/informasi, dan tergantung dari
kebutuhan bisa bertambah terus. Kegiatan-kegiatan lainnya yang bisa dimasukkan
dalam kegiatan penunjang misalnya dalam suatu Departemen antara lain
perencanaan, hubungan masyarakat, penanganan masalah-masalah hukum.
2
Kegiatan
Perkantoran sebagai Kegiatan Penunjang.
Salah
satu dari kegiatan penunjang seperti telah disebutkan dalam butir satu di atas
adalah kegiatan penanganan data/informasi. Kegiatan penanganan data/informasi
itulah yang disebut kegiatan perkantoran sebagaimana telah dijelaskan pada sub
A dan sub B di atas. Dengan demikian jelas bahwa kedudukan kegiatan perkantoran
dalam organisasi adalah termasuk dalam kegiatan penunjang atau sering disebut
juga sebagai kegiatan FASILITATIF. Dengan perkataan lain , dalam suatu
organisasi kegiatan perkantoran bukanlah tugas pokok. Penyebutan tugas pokok
dan tugas penunjang tidak ada hubungannya dengan penting dan tidak penting,
karena kedua tugas tersebut pentingnya sama. Tugas pokok tidak alan dapat
berjalan dengan baik tanpa kegiatan penunjang yang membantu, melayani,
memudahkan dan melancarkan. Penyebutan tugas penunjang juga tergantung dari
mana melihatnya. Mengenai hal ini dapat
diterangkan sebagai berikut:
a) Pemilihan
tugas pokok dan tugas penunjang merupakan konsep yang umum dipakai oleh
organisasi-organisasi baik di lingkungan administrasi publik maupun oleh
organisasi-organisasi baik di lingkungan administrasi publik maupun di di
lingkungan administrasi privat atau niaga.
b) Dalam organisasi terutama di lingkungan
administrasi publik, kegiatan-kegiatan penunjang dilakukan oleh suatu unit
organisasi atau kelembagaan yang biasanya disebut sekretariat. Sekretariat menangani seluruh atau sebagian kegiatan
penunjang. Contoh: Sekretariat Jendral
Perserikatan Bangsa-Bangsa, Sekretariat Negara, Sekretariat Kabinet,
Sekretariat Jenderal Departemen, Sekretariat Derektorat Jenderal, Sekretariat
Lembaga Pemerintah Non Departemen, dan sebagainya.
c) Dari
contoh pada butir dua di atas.Sekretariat Jenderal suatu Departemen adalah
pelaksana tugas-tugas penunjang bagi Departemen yang bersangkutan. Oleh karena
itu Sekretariat Jenderal suatu Departemen minimal menangani kegiatan-kegiatan
yang berhubungan dengan kepegawaian,
keuangan, material atau perlengkapan, data/informasi, perencanaan, hukum,
kehumasan, dalan lainnya yang dianggap perlu. Dengan singkat dikatakan
bahwa kegiatan pokok dari sekretariat adalah melaksanakan kegiatan-kegiatan
panjang bagi organisasi dan manajemen.
d) Dengan penjelasan sebagaimana diuraikan pada
butir c di atas, maka dilihat dari lingkup organisasi (contoh Departemen)
penanganan data/informasi atau kegiatan perkantoran adalah sebagai tugas
penunjang. Akan tetapi dilihat dari lingkup kesekretariatan (contoh Sekretariat
Jenderal Departemen) kegiatan perkantoran adalah sebagai trugas pokok)
Dari penjelasan di
atas mudah dapat dimengerti bahwa penyebutan tugas pokok atau tugas penunjang
tergantung dari sisi mana melihatnya.
3. Peran Kegiatan Perkantoran.
Membahas
tentang peran berarti membahas kaitan antara yang satu dengan yang lain.
Membahas kegiatan perkantoran dalam organisasi berarti membahas kaitan antara
kegiatan perkantoran dengan kegiatan-kegiatan lain dari kegiatan perkantoran.
Kegiatan perkantoran sebagaimana telah diuraikan adalah menanganani
data/informasi. Yang dimaksud vdengan penanganan di sini adalah
kegiatan-kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan
pendistribusian atau penyampaian data/informasi.
Sulit
dibayangkan kegiatan-kegiatan yang berjalan tanpa data/informasi, karena setiap
kegiatan pasti menumbuhkan data/informasi sebagai salah satu masukan (input) di
samping masukan yang lain seperti bahan dan energi. Hasil dari setiap kegiatan
pun di samping jasa atau barang termasuk yang dihasilkan juga adalah
data/informasi. Dengan demikian kegiatan perkantoran yang kegiatan utamanya
adalah menangani data/informasi menyusup ke dalam semua kegiatan dalam
organisasi, baik pada tugas substansi organisasi organisasi maupun tugas-tugas
fasilitatif lainnya. Dalam kaitannya dengan kegiatan-kegiatan pimpinan,
kegiatan perkantoran pun sangat penting dalam menunjang penyelenggaraan fungsi
dan peran pimpinan pada setiap tingkat. Setiap pimpinan atau manajer mempunyai
fungsi dan peran yang untuk penyelenggaraannya tidak mungkin lepas dari
kebutuhan data/informasi.
a) Kegiatan Perkantoran dan Fungsi-Fungsi
Pimpinan
Sudah banyakdibahas dalam berbagai forum
dan kepustakaan lain bahwa setiap pimpinan atau manajer mempunyai fungsi-fungsi
perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengarahan, pengawasan dan
pengendalian. Semua tingkatan manajer mempunyai fungsi-fungsi tersebut. Memang
volume dan intensitasnya untuk masing-masing tingkatan tidak sama, tetapi untuk
keperluan merencanakan, mengorganisasikan, menggerakkan dan mengarahkan, serta
mengawasi dan mengendalikan semuanya pasti membutuhkan data/informasi. Besarnya
persentase untuk masing-masing fungsi pada masing-masing tingkat manajer, yaitu
Manajer Teras (Manajer Puncak), Manajer Madya (Manajer Menengah) dan Manajer
Garis Depan (Manajer Bawah) dikemukakan oleh Mintzberg sebagai berikut:
Control 10 %
|
Kontrol 10%
|
Kontrol 20 %
|
||
Mengarahkan 35%
|
Mengarahkan 50%
|
Mengarahkan 60%
|
||
Mangorganisasikan 20 %
|
Mengorganisasikan 25%
|
Mengorganisasikan 10%
|
||
Merencanakan 35 %
|
Merencanakan 15 %
|
Merencanakan 10 %
|
Untuk penyelenggaraan fungsi-fungsi tersebut perlu penanganan
data/informasi yang kegiatan-kegiatannya berupa pengumpulan, pencatatan,
pengolahan, penyimpaian dan pendistribusian atau penyampaian data/informasi.
b. Kegiatan Perkantoran dan Peran Pimpinan.
Di samping
mempunyai fungsi-fungsi setiap pemimpin pada setiap tingkatan secara pragmatis
mempunyai peran-peran interperonal, peranan informasional dan peran desisional.
1) Peran Interpersonal.
Pimpinan
pada setiap tingkatan selalu melakukan hubungan-hubungan antar pribadi baik
dengan atasan, dengan bawahan, dengan pimpinan-pimpinan lain yang seingkat atau
relatif setingkat, baik di dalam organisasi sendiri maupun dengan
pejabat-pejabat pimpinan lain di luar organisasinya. Dalam penyelenggaraan
peran interpersonal pimpinan harus bertindak sebagai pigur atau tokoh utama
dalam lingkup organisasinya. Pimpinan juga harus bisa bertindak sebagai
pimpinan bagi “anak buahnya”. Di samping itru pimpinan juga harus bertindak
sebagai penghubung bagi kepentingan unit atau organisasinya. Sangat sulit
melakukan peran interpersonal ini tanpa bantuan kegiatan perkantoran.
2) Peran Informasional.
Pimpinan pada setiap
tingkat selalu melakukan peran informasional. Dalam melakukan peranan ini
pimpinan harus bertindak sebagai monitor, sebagai penyebar informasi dan
sebagai “juru bicara” atau bertindak sebagai “petugas hubungan masyarakat” yang
positif bagi organisasi dan unitnya.
Tanpa bantuan
penanganan data/informasi kiranya mustahil peran informasional ini bisa
berjalan dengan baik.
3) Peran Desisional.
Pimpinan pada setiap
tingkat juga selalu melakukan peran desisional atau peran pengambilan
keputusan. Dalam menyelenggarakan peran desisional ini pimpinan harus dapat
bertindak sebagai penyelesai persoalan, sebagai penentu, pengatur sumber daya
yang diperlukan organisasi atau unitnya. Dalam melakukan peran desisional ini
pimpinan juga bertindak sebagai negosiator dalam pembicaraan-pembicaraan yang
perlu dilakukan. Tindakan-tindakan yang harus dilakukan oleh pimpinan seperti
tersebut di atas menuntut pimpinan harus dapat mengambil keputusan yang tepat.
Keputusan yang tepat memerlukan informasi yang tepat pula. Informasi yang tepat
hanya dapat dihasilkan oleh kegiatan perkantoran yang tepat pula.
c. Kegiatan
Perkantoran dan Kecakapan Pimpinan.
Penerapan
kecakapan pimpinan juga memerlukan dukungan kegiatan perkantoran. Sebagaimana
diketahui setiap pimpinan atau manajer membutuhkan kecakapan-kecakapan
interpersonal, kecakapan teknis dan kecakapan konseptual. Semakin tinggi
tingkat atau posisi pimpinan dalam organisasi semakin lebih banyak membutuhkan
kecakapan interpersonal dan kecakapan konseptual. Sedangkan semakin rendah
tingkat atau posisi pimpinan semakin lebih banyak membutuhkan kecakapan teknis.
Untuk dapat memperoleh dan mempertahankan, apa lagi untuk dapat mengembangkan
kecakapan-kecakapan tersebut di atas, peran kegiatan perkantoran sangan
dominan. Tentang kecakapan-kecakapan yang perlu dimiliki oleh masing-masing
tingkat manajer dapat dilihat pada Gambar lustrasi berikut:
0 Komentar