1. Pengertian Laporan
Organisasi adalah merupakan sekelompok manusia yang dipersatukan dalam suatu cuatu cara kerjasama yang efisien untuk mencapai tujuan yang sudah ditentukan sebelumnya. Dapat pula dinyatakan bahwa organisasi adalah merupakan sistem dan bentuk hubungan antara wewenang dan tanggung jawab antara atasan dan bawahan demi tercapainya tujuan yang sudah ditetapkan dengan cara yang paling efisien. Hubungan antara atasan dan bawahan , antara unit kerja yang satu dengan unit yang lainnya dalam organisasi dapat terlaksana dengan efisien, jika antara bawahan dan atasan, antara unit-unit kerja dalam organisasi tersebut terdapat kerjasama dan saling pengertian yang sebaik-baiknya.
Untuk terwujudnya kerjasama dan saling pengertian dimaksud, antara mereka harus ada hubungan atau komunikasi. Karena pentingnya kerjasama dan saling pengertian dalam rangka pencapaian tujuan organisasi, maka hubungan atau komunikasi perlu diatur atau ditetapkan secara melembaga, sehingga mewujudkan suatu jaringan hubungan yang tepat dalam organisasi. Dengan demikian dapat pula dilaksanakan sistem informasi yang teratur dalam organisasi yang bersangkutan, sehingga dapat menggunakan jaringan hubungan tersebut. Alat untuk menyampaikan informasi itu bermacam-macam bentuk, misalnya : Surat keputusan, surat perintah, surat edaran, pengumuman , memorandum, laporan-laporan dan sebagainya.
Sebagai salah satu alat untuk menyampaikan informasi, laporan merupakan salah satu alat yang resmi dalam sistem administrasi yang bersangkutan Jadi dari penjelasan tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa laporan mempunyai arti yang penting sekali dalam bahkan yang terpenting dalam organisasi.
Pengertian laporan adalah merupakan: (a) suatu bentuk penyampaian informasi baik secara lisan maupun tulisan dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang (authory) dan tanggung jawab ( responsibity) yang ada di antara mereka. (b) Slah satu cara pelaksanaan komunikasi dan pihak yang satu kepada pihak yang lain.
Pada pokonya laporan dimaksudkan untuk memberikan gambaran tentang apa (what) yang telah terjadi, di mana (Where), bilamana (when) dan mengapa (why) hal itu telah terjadi, serta siapa (who) yang bertanggung jawab terhadap kejadian-kejadian tersebut.
2. Fungsi Laporan.
a. Pertanggungjawaban dan pengawasan.
Laporan merupakan suatu pertanggung jawaban dari seorang pejabat/petugas kepada atasannya sesuai dengan fungsi dan tugas yang dibebankannya kepadanya. Dari laporan itu pihak atasan akan meneliti tentang pelaksanaan fungsi dan tugas oleh pejabat yang bersangkutan.
b. Penyampaian Informasi.
Laporan itu merupakan salah satu alat untuk menyampaikan informasi bagi pejabat yang menerima . Laporan itu merupakan salah satu sumber informasi yang diperlukan dalam pelaksanaan fungsi dan tugas-tugasnya.
c. Bahan Pengambilan Keputusan.
Dalam pelaksanaan manajemen, pimpinan selalu harus mengambil keputusan yang diperlukan setiap waktu. Untuk keperluan pengambilan keputusan oleh pimpinanitu dibutuhkan data atau informasi yang berhubungan dengan keputusan yang diambil.
Data atau informasi itu berasal dari suatu organisasi atau pejabat di dalam organisasi yang disampaikan kepada pimpinan organisasi melalui suatu organisasi atau pejabat di dalam organisasi, yang disampaikan kepada pemimpin organisasi melalui laporan-laporan. Jadi laporan-laporan tersebut merupakan data bagi pimpinan dalam mengambil suatu keputusan.
d Sebagai salah satu alat kerja sama.
Sebagai salah satu alat untk membina kerjasama, saling pewngertian dan koordinasi yang setepat-tepatnya.
e Sebagai salah satu alat untuk memperluas ide dan tukar-menukar pengalaman
3 Syarat-syrat Laporan
a. Subyek Harus Benar dan Obyektif.
Subyek laporan mungkin berbeda-beda, namun apapun subyeknya laporan harus dapat dimengerti oleh si penerima. Di samping itu laporan harus dapat memenuhi fungsinya, maka laporan hanya memuat informasi yang benar.dan obyektif. Ini berarti bahwa informasi yang dituangkan dalam laporan harus yang erat hubungannya dengan masalah yang akan dikemukakan.
Kebenaran dan obyetifitas informasi tersebut penting sekali oleh karena tepat dan melesitnya keputusan yang diambil oleh pimpinan banyak tergantung pada kualitas laporan yang diterima.
b. Laporan harus jelas dan cermat.
Data yang dikumpulkan untuk bahan penyusunan laporan mungkin banyak sekali. Untuk itu diperlukan kemampuan serta ketelitian pembuat laporan dalam menentukan mana data yang harus dimasukkan untuk bahan penyusunan laporan. Banyaknya data dalam laporan yang kurang ada hubungannya dengan masalah yang dikemukakan akan mengaburkan persoalan, dan sebagai akibatnya laporan menjadi tidak jelas.
Disamping itudalam penyusunan laporansi pembuat laporan harus menempatkan dirinya pada kedudukan pembaca/penerima laporan serta menggunakan pandanmgan pembaca. Artinya ia sendidi harus memahami dan benar-benar mengerti, baik materi maupunsusunan kalimat, istilah-istilah yang digunakan dalam laporan. Kalau dia sendiri sulit memahami apa yang ditulisnya , maka orang lain pun akan lebih tidak mengerti.
Oleh karena itu si pembuat laporan harus menghindari penggunaan kata-kata atau istilah yang ia sendiri kurang memahaminya. Ia hendaknya mengusahakan penggunaan istilah-istilah dan kata-kata yang sederhana tetapi jelas maksudnya. Kalau kedua hal di atas diperhatikan dan dilaksanakan , maka halini akan menjamin kualitas laporan
c. Laporan Hqarus Lengkap.
Sebagai saran untuk pengambilan keputusan oleh pimpinan, maka laporan harus dikemukakan secara lengkap. Kelengkapan suatu laporan banyak ditentukan oleh kemampuan penyusun dalam mengorganisir data yang mencakup semua segi masaalah yang dilaporkan, disamping cara mengemukakan komprehensif.
Penyajian dalam bentuk uraian yang komprehensif berdasarkan data yangselektif akan lebih lengkap kalau ditumpang oleh dukungan data misalnya data statistik, grafik, skema dan sebagainya.
Laporan yang lengkap harus:
1) Mencakup segala segi masalah yang dikemukakan
2) Uraiannya tidak memberikan kesempatan terhadap timbulnya masalah-masalah atau atau pertanyaan-pertanyaan baru,
3) Disertai data penujang misalnya syatistik, tabel, skema dan sebagainya.
d. Laporan Harus Tegas dan Konsisten
Laporan hendaknya dibuat sedemikian rupa sehingga tidak memberikan kesempatan timbulnya masalah-masalah atau persoalan-persoalan baru. Ini berarti bahwa uraian yang dikemukakan harus tegas dan tidak kontradiktif antara bagian laporan yang satu dan yang lainnya.
Keterangan yang dilaporkan harus tegas, artinya si pelapor harus konsekuen atas keterangan yang dukemukakan dalam keadaan dan situasi apapun Konsesten tidak hanya berlaku bagi data atau keterangan yang dituangkan dalam laporan, tetapijuga berlaku atas penggunaan bentuk kalimat. Misalnya , sekali kalimat positif digunakan maka dalam uraian selanjutnya bentuk ini harus digunakan terus.
e Laporan Harus Diusahakan Secepat-cepatnya.
Laporan dibuat dan disampaikan yang selanjutnya untuk menaggulangi suatu masalah yang perlu segera penyesuaiannya. Oleh karena itu ketepatan waktu penyampaiannya harus benar-benar diperhatikan.
Laporan harus diusahakan secepat-cepatnya dibuat dan disampaikan kepada atasan. Tidak tepatnya waktu penyampaian suatu laporan berarti bahwa tindakan korektif ataupun tindak lanjut yang baru harus diambil akan mengalami keterlambatan.
Hal ini memberikan akibat negatif terhadap organisasi, karena suatu persoalan menjadi terkatung-katung penyelesaiannya.
f. Laporan Harus Tepat Penerimanya.
Laporan pada dasarnya mengandung pengertian komunikasi timbal balik antar yang meminta laporan dan yang memberi laporan. atau antara atasan dan bawahan. Di satu puhak atasan ingin mengetahui sampai di mana pelaksanaan tugas yang telah diberikan, dan di lain pihak bawahan mendapatkan tanggapan dari atasan atas laporannya serta tindak lanjutnya.
Oleh karena itu, laporan harus benar sampai ke yang memintanya. Laporan yang tidak sampai ke alamatnya , pasti mengarah ke yang tidak berhak membacanya. Kalau hal yang demikian itu sampai terjadi, maka menimbulkan banyak segi-segi negatif. Akibatnya antara lain kebocoran rahasia, laporan bagi yang memintanya sudah tidak ada nilainya lagi, dan penilian negatif oleh atasan terhadap bawahan yang bersangkutan.
Mengingat hal-hal tersebut di atas, maka bagi penyusun laporan diperlukan persyaratan-persyaratan sebagai berikut:
1. Benar-benar menguasai masalah yang akan dilaporkan.
2. Harus mempunyai minat atau kesanggupan, obyektif, teliti, di samping ia harus punya kemampuan analisis, koperatif dan OPEN MINDED.
3. Harus mampu menggunakan bahasa tulis yang baik.
4. Dapat menggunakan kata-kata dan istilah-istilah yang sederhana, jelas serta mudah dimengerti.
Organisasi adalah merupakan sekelompok manusia yang dipersatukan dalam suatu cuatu cara kerjasama yang efisien untuk mencapai tujuan yang sudah ditentukan sebelumnya. Dapat pula dinyatakan bahwa organisasi adalah merupakan sistem dan bentuk hubungan antara wewenang dan tanggung jawab antara atasan dan bawahan demi tercapainya tujuan yang sudah ditetapkan dengan cara yang paling efisien. Hubungan antara atasan dan bawahan , antara unit kerja yang satu dengan unit yang lainnya dalam organisasi dapat terlaksana dengan efisien, jika antara bawahan dan atasan, antara unit-unit kerja dalam organisasi tersebut terdapat kerjasama dan saling pengertian yang sebaik-baiknya.
Untuk terwujudnya kerjasama dan saling pengertian dimaksud, antara mereka harus ada hubungan atau komunikasi. Karena pentingnya kerjasama dan saling pengertian dalam rangka pencapaian tujuan organisasi, maka hubungan atau komunikasi perlu diatur atau ditetapkan secara melembaga, sehingga mewujudkan suatu jaringan hubungan yang tepat dalam organisasi. Dengan demikian dapat pula dilaksanakan sistem informasi yang teratur dalam organisasi yang bersangkutan, sehingga dapat menggunakan jaringan hubungan tersebut. Alat untuk menyampaikan informasi itu bermacam-macam bentuk, misalnya : Surat keputusan, surat perintah, surat edaran, pengumuman , memorandum, laporan-laporan dan sebagainya.
Sebagai salah satu alat untuk menyampaikan informasi, laporan merupakan salah satu alat yang resmi dalam sistem administrasi yang bersangkutan Jadi dari penjelasan tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa laporan mempunyai arti yang penting sekali dalam bahkan yang terpenting dalam organisasi.
Pengertian laporan adalah merupakan: (a) suatu bentuk penyampaian informasi baik secara lisan maupun tulisan dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang (authory) dan tanggung jawab ( responsibity) yang ada di antara mereka. (b) Slah satu cara pelaksanaan komunikasi dan pihak yang satu kepada pihak yang lain.
Pada pokonya laporan dimaksudkan untuk memberikan gambaran tentang apa (what) yang telah terjadi, di mana (Where), bilamana (when) dan mengapa (why) hal itu telah terjadi, serta siapa (who) yang bertanggung jawab terhadap kejadian-kejadian tersebut.
2. Fungsi Laporan.
a. Pertanggungjawaban dan pengawasan.
Laporan merupakan suatu pertanggung jawaban dari seorang pejabat/petugas kepada atasannya sesuai dengan fungsi dan tugas yang dibebankannya kepadanya. Dari laporan itu pihak atasan akan meneliti tentang pelaksanaan fungsi dan tugas oleh pejabat yang bersangkutan.
b. Penyampaian Informasi.
Laporan itu merupakan salah satu alat untuk menyampaikan informasi bagi pejabat yang menerima . Laporan itu merupakan salah satu sumber informasi yang diperlukan dalam pelaksanaan fungsi dan tugas-tugasnya.
c. Bahan Pengambilan Keputusan.
Dalam pelaksanaan manajemen, pimpinan selalu harus mengambil keputusan yang diperlukan setiap waktu. Untuk keperluan pengambilan keputusan oleh pimpinanitu dibutuhkan data atau informasi yang berhubungan dengan keputusan yang diambil.
Data atau informasi itu berasal dari suatu organisasi atau pejabat di dalam organisasi yang disampaikan kepada pimpinan organisasi melalui suatu organisasi atau pejabat di dalam organisasi, yang disampaikan kepada pemimpin organisasi melalui laporan-laporan. Jadi laporan-laporan tersebut merupakan data bagi pimpinan dalam mengambil suatu keputusan.
d Sebagai salah satu alat kerja sama.
Sebagai salah satu alat untk membina kerjasama, saling pewngertian dan koordinasi yang setepat-tepatnya.
e Sebagai salah satu alat untuk memperluas ide dan tukar-menukar pengalaman
3 Syarat-syrat Laporan
a. Subyek Harus Benar dan Obyektif.
Subyek laporan mungkin berbeda-beda, namun apapun subyeknya laporan harus dapat dimengerti oleh si penerima. Di samping itu laporan harus dapat memenuhi fungsinya, maka laporan hanya memuat informasi yang benar.dan obyektif. Ini berarti bahwa informasi yang dituangkan dalam laporan harus yang erat hubungannya dengan masalah yang akan dikemukakan.
Kebenaran dan obyetifitas informasi tersebut penting sekali oleh karena tepat dan melesitnya keputusan yang diambil oleh pimpinan banyak tergantung pada kualitas laporan yang diterima.
b. Laporan harus jelas dan cermat.
Data yang dikumpulkan untuk bahan penyusunan laporan mungkin banyak sekali. Untuk itu diperlukan kemampuan serta ketelitian pembuat laporan dalam menentukan mana data yang harus dimasukkan untuk bahan penyusunan laporan. Banyaknya data dalam laporan yang kurang ada hubungannya dengan masalah yang dikemukakan akan mengaburkan persoalan, dan sebagai akibatnya laporan menjadi tidak jelas.
Disamping itudalam penyusunan laporansi pembuat laporan harus menempatkan dirinya pada kedudukan pembaca/penerima laporan serta menggunakan pandanmgan pembaca. Artinya ia sendidi harus memahami dan benar-benar mengerti, baik materi maupunsusunan kalimat, istilah-istilah yang digunakan dalam laporan. Kalau dia sendiri sulit memahami apa yang ditulisnya , maka orang lain pun akan lebih tidak mengerti.
Oleh karena itu si pembuat laporan harus menghindari penggunaan kata-kata atau istilah yang ia sendiri kurang memahaminya. Ia hendaknya mengusahakan penggunaan istilah-istilah dan kata-kata yang sederhana tetapi jelas maksudnya. Kalau kedua hal di atas diperhatikan dan dilaksanakan , maka halini akan menjamin kualitas laporan
c. Laporan Hqarus Lengkap.
Sebagai saran untuk pengambilan keputusan oleh pimpinan, maka laporan harus dikemukakan secara lengkap. Kelengkapan suatu laporan banyak ditentukan oleh kemampuan penyusun dalam mengorganisir data yang mencakup semua segi masaalah yang dilaporkan, disamping cara mengemukakan komprehensif.
Penyajian dalam bentuk uraian yang komprehensif berdasarkan data yangselektif akan lebih lengkap kalau ditumpang oleh dukungan data misalnya data statistik, grafik, skema dan sebagainya.
Laporan yang lengkap harus:
1) Mencakup segala segi masalah yang dikemukakan
2) Uraiannya tidak memberikan kesempatan terhadap timbulnya masalah-masalah atau atau pertanyaan-pertanyaan baru,
3) Disertai data penujang misalnya syatistik, tabel, skema dan sebagainya.
d. Laporan Harus Tegas dan Konsisten
Laporan hendaknya dibuat sedemikian rupa sehingga tidak memberikan kesempatan timbulnya masalah-masalah atau persoalan-persoalan baru. Ini berarti bahwa uraian yang dikemukakan harus tegas dan tidak kontradiktif antara bagian laporan yang satu dan yang lainnya.
Keterangan yang dilaporkan harus tegas, artinya si pelapor harus konsekuen atas keterangan yang dukemukakan dalam keadaan dan situasi apapun Konsesten tidak hanya berlaku bagi data atau keterangan yang dituangkan dalam laporan, tetapijuga berlaku atas penggunaan bentuk kalimat. Misalnya , sekali kalimat positif digunakan maka dalam uraian selanjutnya bentuk ini harus digunakan terus.
e Laporan Harus Diusahakan Secepat-cepatnya.
Laporan dibuat dan disampaikan yang selanjutnya untuk menaggulangi suatu masalah yang perlu segera penyesuaiannya. Oleh karena itu ketepatan waktu penyampaiannya harus benar-benar diperhatikan.
Laporan harus diusahakan secepat-cepatnya dibuat dan disampaikan kepada atasan. Tidak tepatnya waktu penyampaian suatu laporan berarti bahwa tindakan korektif ataupun tindak lanjut yang baru harus diambil akan mengalami keterlambatan.
Hal ini memberikan akibat negatif terhadap organisasi, karena suatu persoalan menjadi terkatung-katung penyelesaiannya.
f. Laporan Harus Tepat Penerimanya.
Laporan pada dasarnya mengandung pengertian komunikasi timbal balik antar yang meminta laporan dan yang memberi laporan. atau antara atasan dan bawahan. Di satu puhak atasan ingin mengetahui sampai di mana pelaksanaan tugas yang telah diberikan, dan di lain pihak bawahan mendapatkan tanggapan dari atasan atas laporannya serta tindak lanjutnya.
Oleh karena itu, laporan harus benar sampai ke yang memintanya. Laporan yang tidak sampai ke alamatnya , pasti mengarah ke yang tidak berhak membacanya. Kalau hal yang demikian itu sampai terjadi, maka menimbulkan banyak segi-segi negatif. Akibatnya antara lain kebocoran rahasia, laporan bagi yang memintanya sudah tidak ada nilainya lagi, dan penilian negatif oleh atasan terhadap bawahan yang bersangkutan.
Mengingat hal-hal tersebut di atas, maka bagi penyusun laporan diperlukan persyaratan-persyaratan sebagai berikut:
1. Benar-benar menguasai masalah yang akan dilaporkan.
2. Harus mempunyai minat atau kesanggupan, obyektif, teliti, di samping ia harus punya kemampuan analisis, koperatif dan OPEN MINDED.
3. Harus mampu menggunakan bahasa tulis yang baik.
4. Dapat menggunakan kata-kata dan istilah-istilah yang sederhana, jelas serta mudah dimengerti.
0 Komentar