1. tempat atau ruang diselenggarakannya penanganan data/informasi;
2. proses penyelenggaraan kegiatan-kegiatan penanganan data/informasi;
3. sarana pemusatan kegiatan-kegiatan yang sifatnya administratif.
Sejalan dengan pengertian seperti tersebut di atas, maka jelas untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan perkantoran perlu temapat atau ruangan, gedung atau bangunan, perlu peralatan-peralatan, meubelair dan perlengkapan lain, dan tentu saja ada pegawai yang menyelenggarakan kegiatan-kegiatan penanganan data/informasi tersebut.
Oleh karena itu unsur-unsur kantor dapat disebutkan setidaknya terdiri atas:
1. Bangunan dan ruangan kantor;
2. Peralatan/perlengkapan kantor;
3. Mebelair kantor;
4. Pegawai kantor;
5. Kegiatan kantor.
Mengingat unsur-unsur seperti tersebut di atas, maka lingkup pekerjaan perkantoran meliputi semua pekerjaan yang berhubungan dengan unsur-unsur tersebut. Dengan kata lain unsur kegiatan meliputi pekerjaan-pekerjaan yang berhubungan dengan unsur-unsur lainnya. Salah satu cara pengelompokan untuk menyebutkan lingkup pekerjaan kantor adalah sebagai berikut:
1. Bangunan dan tata ruang (Building, Space planning and lay-out);
2. Kondisi fisik dan faktor lingkungan (Work environment an physical condition);
3. Korespodensi (Correspondence);
4. Kearsipan (Filing);
5. Pengurusan Surat (Mail handling);
6. Pengetikan (Typing);
7. Penggandaan (Reproducing, duplicating);
8. Pendiktean dan pel;atinan (Dictating and transcribing);
9. Perekaman (Recording);
10. Penghitungan (Calculating);
11. Performuliran (Form designing and control);
12. Pelaporan (Reporting);
13. Perpustakaan dan dokumentasi (Labrary and documentation);
14. Peralatan/perlengkapan (Equipment and machines);
15. Pengekapan dan pengiriman (Packing and sending);
16. Pelayanan telepon dan telekomunikasi lain (Telephoning and other telecommunication);
17. Penerimaan tamu dan penerangan (Reception and information desk);
18. Penyiapan dan pelayanan rapat (Preporing and services);
19. Ketertiban, keamanan dan keselamatan kerja (Disepline, security and safety services);
20. Pelayanan perjalanan (Transport services);
Pengelompokan seperti tersebut di atas didasarkan pada kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan bangunan fisik serta faktor lingkungan, kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pekerjaan kertas (Paper works) dan kegiatan-kegiatan yang digolongkan pada pekerjaan non-kertas (Non-paper works), meskipun dalam pelaksanaannya tentunya diperlukan juga kertas.Secara ringkas untuk masing-masing kegiatan perkantoran tersebut di atas dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Bangunan dan Tata Ruang Kantor.
a. Bangunan Kantor.
Mengenai bangunan kantor beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dipertimbangkan antara lain:
1) Lokasi.
Sebaiknya memang lokasi bangunan kantor sesuai dengan tugas pokok organisasi. Tetapi ada pandangan secara umum apabila kantor dibangun di pusat kota atau kawasan pusat bisnis untuk perusahaan-perusahan bisnis biasanya dipandang nilai prestisenya tinggi.
Transportasi bagi kantor-kantor yang lokasinya di pusat kota relatif baik, tetapi biaya-biaya lain cukup tinggi, untuk perluasan juga mahal dan temapt parkir pun biasanya sulit atau jauh dari lokasi atau ruang kantor. Pertimbangan lain untuk lokasi kantor di samping di pusat kota adalah di pinggir kota, di kota kecil atau desa. Apabila kantor akan dibangun di pinggir kota, di kota kecil atau desa perlu dipertimbangkan juga biaya yang cukup tinggi untuk pengadaan prasarana seperti jalan, aliran listrik, air bersih dan jaringan tetepon. Pada akhir tahun 1998, sebagai dampak dari krisis ekonomi yang berkepanjangan di Indonesia, diketahui banyak perusahaan yang memindahkan kantornya dari Kawasan Pusat Bisnis seperti di jalan Sudirman atau Jalan Thamrin Jakarta ke lokasi pabriknya di Bekasi atau lokasi proyek perumahan yang sedang dibangunnya di Bogor.
2) Bertingkat/Tidak Bertingkat.
Bangunan kantor bertingkat atau tidak bertingkat memang masing-masing ada kekurangan dan kelebihannya. Apabila bertingkat perlu diperhatikan lift dan tangga khusus serta peralatan khusus lain untuk keperluan darurat misalnya jika terjadi kebakaran. Untuk gedung kantor bertinggkat perlu juga diperhatikan jika diperlukan lantai dengan kontruksi khusus ekstra kuat apabila pada lantai itu akan ditempatkan alat-alat atau mesin-mesin yang cukup berat.
2. Tata Ruang Kantor.
Tata ruang kantor yang dimaksudkan di sini adalah kegiatan peng aturan atau penyusunan tata letak dan ruang kerja pegawai dan peralatan / perlengkapan kantor dalam rangka penyelenggaraan kegiatan perkantoran.
Tujuan dari kegiatan penataan ruang kantor ini adalah agar:
1) Pekerjaan kantor dapat menempuh jarak sependek mungkin.
2) Rangkaian kegiatan pekerjaan kantor mengalir secara efektif dan efisien.
3) Penggunaan segenap ruangan kantor efektif dan efisien.
4) Kenyamanan kerja terjamin dan terpelihara.
5) Diperoleh kesan baik dari pihak luar, terutama dari segi estetika.
6) Mudah dilakukan ubahan-ubahan jika diperlukan.
7) Mudah dilakukan pengawasan.
Untuk mencapai tujuan seperti tersebut di atas tata ruang kantor bisa disusun:
1) Berkamar-kamar atau sering disebut dengan “Cubical”.
2) Terbuka atau sering disebut dengan “open lay-out”.
3) Panoramik atau sering disebut dengan “landscaping”.
Masing-masing macam atau model tata ruang tersebut tentu ada kekurangan dan kelebihannya. Model yang baik adalah yang disesuaikan dengan tujuan dan macam pekerjaannya di samping juga dilihat dari faktor-faktor lainnya.
0 Komentar